참조만 부탁드립니다.
요약부터 말씀드리면, 출장비를 거래처에 사후정산할 때는 크게 두 가지 방식 중 하나를 선택해 합의·처리해야 합니다.
1) 실비정산(과세 제외) 방식
- 거래처에 실제 발생금액만(40,000원) 청구하고 부가세는 붙이지 않습니다.
- 근거서류(영수증/세금계산서)를 첨부하고 1원도 틀리지 않게 “실비”로만 정산합니다. 마진·가산 없음.
- 이 경우 귀사는 해당 비용에 대한 매입세액을 공제하면 안 됩니다.
- 세금계산서를 끊지 않고 정산서/영수증 첨부로 별도 처리하며, 부가가치세 과세표준에도 불산입됩니다.
- 회계상으로는 비용과 상계(경비회수) 또는 미수금/가지급금 정산으로 처리해 매출로 보지 않습니다.
2) 경비 포함 과세 방식
- 출장경비를 용역대가에 포함시켜 세금계산서를 발행합니다. 공급가액 40,000원 + 부가세 4,000원 = 44,000원 청구가 맞습니다.
- 이 경우 귀사는 관련 영수증/세금계산서를 귀사 명의로 받아 매입세액을 공제해야 합니다. 그래서 “이중과세”가 아닙니다.
예) 식비 10,000, 숙박비 10,000은 보통 과세품목이므로 매입세액 합계 약 1,818원(10,000×10/110×2)을 공제.
출력세액 4,000 – 매입세액 1,818 = 실질 납부세액 2,182원.
- 거래처는 귀사가 발행한 4,000원의 부가세를 매입세액으로 공제할 수 있어(면세사업자 등 공제불가 업종은 제외) 제도상 이중과세가 아닙니다.
거래처가 “이중과세”라고 주장하는 이유와 대응
- 제도적으로는 위처럼 중복과세가 아닙니다. 다만 거래처가 면세사업자이거나, 매입세액 공제를 못 받는 업종/상황이면 4,000원을 공제하지 못해 부담이 커지니 실비정산을 선호합니다.
- 또한 귀사 쪽에서 경비에 대한 매입세액 공제를 받지 않으면서 44,000원을 청구해 왔다면, 그 구조는 귀사에 불리합니다(세금은 더 내고, 거래처는 공제 가능/불가에 따라 부담). 이 경우엔
- 실비정산으로 전환(부가세 미부과, 40,000원만 청구, 매입세액 미공제)하거나,
- 계속 과세 방식으로 한다면 경비 영수증을 반드시 귀사 명의로 수취해 매입세액을 공제해야 손해가 없습니다.
각 비용 항목별 유의점
- 식비, 숙박비: 통상 과세(부가세 10%). 귀사 명의 세금계산서/지출증빙용 현금영수증(사업자번호) 수취 시 매입세액 공제 가능.
- 운임비: 대중교통(지하철, 시내버스, 철도, 택시 등)은 면세가 많습니다. 면세는 원천적으로 매입세액이 없습니다.
- 일비: 직원에게 주는 수당 성격이라 부가세 대상이 아닙니다(증빙으로 매입세액 공제도 없음).
- 따라서 과세 방식으로 청구할 때 실제 공제 가능한 매입세액은 주로 식비·숙박비에서만 발생합니다.
실무 권장사항
- 계약서/발주서에 명시: “출장 실비는 영수증 첨부 후 실비로 별도 정산(부가세 과세 제외)” 또는 “출장경비는 용역대가에 포함, 부가세 별도” 중 선택하여 분명히 합의.
- 실비정산 선택 시: 세금계산서에 포함하지 말고 정산서로 별도 청구, 귀사는 해당 비용에 대한 매입세액 공제 금지.
- 과세 방식 선택 시: 모든 과세성 경비를 귀사 명의로 증빙 수취하여 매입세액 공제, 세금계산서는 공급가액+부가세로 발행.
- 회계처리: 실비정산은 매출로 잡지 말고 경비회수(비용 상계) 또는 미수/가지급 정산으로 처리. 과세 방식은 매출 인식하되 경비와 매입세액 공제로 상쇄.
질문 주신 사례에 대한 결론
- “정말로 실비정산”으로 보기로 거래처와 합의하고 요건을 갖추면 40,000원만 청구(부가세 없음)가 맞습니다.
- 반대로 경비를 용역대가에 포함해 세금계산서를 발행하기로 했다면 44,000원 청구가 맞고, 그 대신 귀사는 식비·숙박비 등 과세 경비의 매입세액을 공제해야 ‘손해’가 발생하지 않습니다. 이 경우는 이중과세가 아닙니다.
마지막 점검 체크리스트
- 지금까지 44,000원으로 발행한 세금계산서에 대응하는 경비 증빙을 귀사 명의로 수취했고 매입세액 공제를 했는지 확인.
- 앞으로 거래처와 정산 방식(실비정산 vs 과세 포함)을 문서로 명확히 합의.
- 실비정산을 택하면 경비 증빙을 철저히 첨부하고 세금계산서에 포함하지 않도록 청구서 양식을 분리.
개별 상황(업종, 증빙 형태, 거래 관행)에 따라 해석이 달라질 수 있으니, 최근 발행분 몇 건을 샘플로 세무사와 함께 점검해 보시길 권합니다.